Mit dem richtigen Tool Zeit sparen

7 Punkte, die Sie bei Ihrer nächsten Einladung nicht vergessen sollten

“Lost time is never found again.” Benjamin Franklin

Bequemlichkeit kostet Zeit. Denn nicht alles, was schnell erledigt ist, erweist sich im Nachhinein als zeitsparend.

“Email kenne ich. Geht schnell und ist einfach. Mehr will ich nicht.”

Tatsächlich? Wieso sich mit dem Einfachen zufrieden geben, wenn man mit unwesentlich mehr Aufwand zu bedeutend besseren Resultaten kommt?

Was Du wirklich willst

Um sich auf die wirklich wichtigen Dinge im Leben konzentrieren zu können, sollten Sie so wenig Zeit wie möglich für Organisatorisches aufwenden. Sie brauchen also ein Hilfsmittel

das einfach zu nutzen ist
bei welchem Sie sich nicht erst umständlich einarbeiten müssen
welches Zeit sparen hilft
das Ihnen hilft, an alles zu denken
das auch bei der Nachbearbeitung nützlich ist.

7 zeitsparende Tipps

Details frühzeitig klären und dadurch Zeit sparen!

Ihr Email-Programm ist dazu gedacht, Nachrichten zu versenden und zu erhalten. Und das ist es schon, was wir zu Emails zu sagen haben. Punkt.

4else dagegen hilft Ihnen, beim Erstellen der Einladung an folgende Aspekte zu denken:

Ort: wo findet Ihr Anlass statt? Gibt es einen Link, der für die Eîngeladenen nützlich wäre, wie z.B. die Koordinaten (google.maps) oder die Website eines Hotels?
Datum: kann der Anlass nur an einem fixen Datum stattfinden oder soll eine Terminauswahl zur Verfügung gestellt werden?
Anmeldeschluss: bis wann wird Rückmeldung benötigt?
Preis: entstehen Kosten und – falls ja – sollen sie auf die Anzahl Teilnehmer aufgeteilt werden?
Anzahl: gibt es eine Maximal-Teilnehmerzahl? (mit 4else Premium kann auch eine Mindestteilnehmerzahl festgelegt werden)
Fragen: soll die Verpflegungsfrage bereits vor dem Anlass geklärt sein (Tischreservation, Menuwahl)? Ist eine Übernachtung geplant? Kann die Anreise koordiniert werden? Werden von den Teilnehmern Beiträge erwartet (in Form von Salaten, Dessert, Comedyeinlagen oder ähnlichem)?
Bemerkungen: geben Sie den Eingeladenen die Möglichkeit, ihre Fragen sofort anbringen zu können.

Und wer kommt auch noch?

Und die grosse Frage: wer kommt auch?

Was wäre ein Anlass ohne Gäste?! Manchmal macht es einfach Sinn, dass die Eingeladenen sehen, wer sich bereits angemeldet hat. Oder wer als Mitbringsel einen Schokoladenkuchen mitbringt. Das motiviert dazu, sich ebenfalls anzumelden; im besten Fall natürlich, weil sich Markus schon angemeldet hat – und nicht wegen seines Schokoladenkuchens 😉

“Hui. Schreib Dir noch. Sponti luege. Phuu. Muss Hamster von der Pilatesgruppe abholen, vielleicht nachher.”

Unverbindlichkeit liegt im Trend. Doch mit einer liebevoll verfassten Einladung möchten wir eines erzielen: Verbindliche Zu- oder Absagen, damit wir für die Planung eines wirklich tollen Anlass die besten Voraussetzungen haben! Gestalten Sie also die Antwortmöglichkeiten so, dass Sie genau wissen, was Sache ist. Das kann auch sein, dass jemand zwischen Ja, Nein und Vielleicht zu entscheiden hat. Das ist immerhin schon mehr als ein ‘Phuu’.

Vor der Einladung ist auch nach der Einladung

Was Sie bereits mit der Einladung thematisieren und klären, erspart Ihnen nach dem Versand der Einladung weiteres Nachfassen und hilft Ihnen, sich schneller zu organisieren. Nach dem Versand eines Emails bleibt Ihnen in der Regel einiges an Nacharbeit. So gilt es als Erstes, alle erhaltenen Rückmeldungen aus den verschiedensten Kanälen (Email, WhatsApp, Telefon, Notizzettel) zusammenzusuchen!

4else bietet Ihnen vom ersten Augenblick an eine übersichtliche Zusammenfassung. Sie müssen eine Nachricht an alle oder einzelne Angemeldete versenden? Mit 4else ein Kinderspiel.